Productief en efficiënt vergaderen doe je zo
Heb je soms ook het gevoel dat een vergadering niet productief verlopen is? Dat je je tijd wel beter had kunnen besteden? Hier volgen een aantal tips om vergaderingen efficiënter te maken.
- Duidelijke agenda. Bepaal op voorhand wat het doel van de vergadering is en stel een duidelijke agenda op met de te behandelen punten in volgorde. Bezorg de agenda op voorhand aan elke deelnemer zodat er eventueel nog punten kunnen toegevoegd worden aan de agenda. Beperk je tijdens de vergadering tot de afgesproken agenda. Nieuwe agendapunten worden niet toegelaten maar kunnen eventueel in een volgende vergadering aan bod komen.
-
Vaste timing. De meeste vergaderingen hebben wel een beginuur maar geen einduur. Door een einduur vast te leggen is de druk hoger om de agendapunten efficiënt af te werken. Hierdoor wordt het ook eenvoudiger om de rest van je dag in te plannen.
- Duidelijke actiepunten. Sluit de vergadering af met duidelijke actiepunten. Zorg dat er voor elk actiepunt 1 iemand verantwoordelijk is.
- Is de vergadering echt nodig? Vermijd zoveel mogelijk vergaderingen. Een vergadering kost veel tijd. Tijd die je niet kunt gebruiken voor je echte werk. Beleg dus enkel vergaderingen indien echt noodzakelijk. Sommige zaken kunnen sneller behandeld worden via e-mail, telefoon, skype of lync.
- Is iedereen noodzakelijk? Nodig enkel deelnemers uit die onmisbaar zijn voor de vergadering. Baseer je hiervoor op het doel en de agendapunten van de vergadering. Probeer sowieso het aantal deelnemers tot 10 te beperken. Anders is de kans te groot dat niet iedereen voldoende aan het woord komt.
Foto Online Dialogue