Gebruik een e-mail handtekening die werkt
Hoewel de inhoud van je e-mail zonder twijfel het belangrijkste is, besteed je toch best ook de nodige aandacht aan je e-mail handtekening. Een e-mail handtekening is een stukje tekst dat je manueel of automatisch onder elke e-mail kunt zetten met de bedoeling dat de personen waarmee je e-mailt je gemakkelijk kunnen contacteren.
Een aantal tips:
- Wees beknopt. Hou je e-mail handtekening zo beknopt mogelijk zonder essentiële informatie weg te laten.
- Je naam moet er zeker in. Voor een professionele handtekening, voeg je best ook de naam van je bedrijf en je functie toe.
- Voeg zeker ook een link naar je website (of de website van je bedrijf toe).
- Een telefoonnummer voeg je best wel toe. Maar beperk je tot 1 telefoonnummer.
- Kleur mag. Je mag gerust een paar kleuren gebruiken in je handtekening om een zekere herkenning met je bedrijf of merk te creëren.
Wat zet je beter niet in je e-mail handtekening?
- Je eigen e-mail adres. Aangezien je een e-mail gestuurd hebt, kan deze perfect beantwoord worden zonder je e-mail adres te vermelden.
- Disclaimer. Een lange juridische tekst om de belangen van je bedrijf te beschermen, heeft geen enkele waarde en is alleen maar ergerlijk om te ontvangen.
- Alle sociale media links. Ik geloof best dat je een boeiend sociaal leven hebt en op alle mogelijke netwerken aanwezig bent. Maar daarom wil ik dit niet telkens in elke e-mail zien. Vermeld dit beter op je blog en zet een link naar je blog in je e-mail handtekening.
- Postadres. Meestal is dit niet van belang tijdens het e-mailen. Indien de ontvanger van je e-mail dit toch wil weten, kan deze altijd op je website kijken.
- Afbeeldingen en logo’s. Voeg het logo van je bedrijf niet toe in je e-mail handtekening. Vermijd ook banners en andere afbeeldingen zoveel mogelijk. De reden is dat e-mails meer en meer op smartphones gelezen worden, waarbij afbeeldingen mogelijks niet goed getoond worden.
- Inspirerende quotes. Dit biedt geen enkele toegevoegde waarde aan je handtekening.
- Prekerige groene regel. ‘Denk aan het milieu voordat u dit bericht afdrukt’. Dit heeft geen enkel nut. Veel e-mails worden toch al niet geprint en iemand die je e-mail wil printen, laat zich hierdoor niet tegenhouden. Verder vinden de meesten dit ergerlijk.