Efficiënt multitasken doe je zo
In een wereld vol afleidingen is het soms moeilijk om de geplande zaken gedaan te krijgen. Toch is het mogelijk.
Als het goed gaat, hebben we een plan van wat we op een dag willen doen. Dat kunnen afspraken in onze agenda zijn en een to-do lijstje met allerlei taken. Daarbovenop krijgen we nog te maken met talloze afleidingen die ervoor zorgen dat we meer (of soms zelfs compleet andere dingen) moeten doen dan wat we gepland hadden. Deze afleidingen kunnen verschillende vormen aannemen:
- Telefoon die afgaat
- Berichtjes die binnenkomen op onze smartphone
- Iemand die je een vraag stelt
- Een nieuw e-mailbericht
Als je telkens direct reageert op een afleiding, kun je ‘s avonds het gevoel krijgen dat je niets hebt gedaan van de zaken die je gepland had. Hierdoor krijg je een slecht gevoel. Hoe kun je dit beter aanpakken? Daarvoor is het belangrijk om eerst iets meer te weten over efficiënt multitasken (= meerdere dingen tegelijk doen).
De multitask test
Je aandacht verspreiden over verschillende taken zorgt er meestal voor dat je niet productiever maar minder productief bent. Doe voor jezelf maar eens deze eenvoudige test om te zien of je goed bent in multitasken:
- Schrijf op een vel papier 1 en daaronder A, dan 2 en daaronder B, … tot aan 26 (en Z).
- Doe daarna hetzelfde op deze manier: schrijf 1 tem 26 en daaronder A tem Z.
- Hou beide keren bij hoelang je bezig bent.
Gaat de tweede manier sneller, dan ben je niet goed in multitasken. Dit is helemaal niet erg. De meeste mensen zijn slechter in multitasken.
Multitasken in de praktijk
Stel dat je van plan bent om een rapport uit te schrijven, dan gaat dat in de praktijk dikwijls als volgt:
- Je begint aan je rapport te werken
- Een nieuwe e-mail komt binnen en je leest deze
- Terug wat tijd om aan je rapport te werken
- De telefoon rinkelt: een dringende vraag die je eerst moet bekijken
- Waar was ik gekomen met mijn rapport?
- Enzovoort
Telkens je terug aan de slag wil met het werken aan het rapport na een onderbreking, verlies je tijd omdat je terug moet nadenken waar je gekomen was. Misschien had je net voor de onderbreking een idee dat je nu vergeten bent. Iedere omschakeling van taak zorgt in je hoofd voor een bepaalde periode verliestijd. Je hebt dit zelf gemerkt in de multitask test.
Hoe efficiënt multitasken
In de ideale wereld zouden we geen afleidingen hebben en zouden we perfect onze plannen kunnen uitvoeren. Helaas (of gelukkig) leven we niet in een ideale wereld.
Het geheim is om je niet elke minuut te laten afleiden door blokken in te plannen waarin je dezelfde soort taken doet:
- Tijdens het werken aan je rapport zet je de e-mail waarschuwingen op je smartphone en computer uit
- Moet je bepaalde telefoontjes afhandelen, handel deze dan allemaal samen af
- Bekijk je e-mails een paar keer per dag, waarbij je dan telkens alle ontvangen e-mails in 1 blok afhandelt
Op deze manier verlies je veel minder tijd en werk je productiever omdat je brein niet steeds hoeft te verspringen van de ene soort taak naar de andere. Taken die soms heel andere dingen verwachten van ons: nadenken, iets praktisch uitvoeren of creatief bezig zijn. Efficiënt multitasken loont en kun je leren!
