Efficiënt emails afhandelen met 7 eenvoudige tips

We krijgen heel veel emails. Zo veel dat je soms de indruk hebt dat je met niets anders meer bezig bent. Hieronder volgen een aantal tips om terug grip op je inbox te krijgen.

1. Kies vaste tijdstippen om je mailbox te bekijken. Zit niet constant te controleren of er nieuwe emails binnengekomen zijn. Bekijk je mailbox maximum 3 à 4 keer per dag en dat op vaste tijdstippen. Zo kun je bijvoorbeeld ‘s morgens, ‘s middag en ‘s avonds je emails checken. Zet ook de emails notificaties op je smartphone uit.
2. Stel prioriteiten in je emails. Je hoeft niet elke email met dezelfde prioriteit te behandelen. Een email van je baas of een belangrijke klant is belangrijker dan een email met een grappige video. Je kunt regels instellen in je email programma, zodat minder belangrijke emails niet meer in je inbox terechtkomen maar in een andere map die je op een later tijdstip kunt bekijken. Of misschien toch maar gewoon wissen?
3. Minder emails = minder tijdverlies. Schrijf je op minder nieuwsbrieven of blog updates in zodat je minder tijd verliest met het behandelen van je emails. Er zijn genoeg alternatieven zoals bijvoorbeeld twitter, facebook of rss om op de hoogte te blijven van updates op je favoriete blogs. Of gebruik een regel in je email programma zodat nieuwsbrieven in een apart map terechtkomen.
4. Antwoord snel. Probeer om zeker binnen de 48 uur te reageren op een nieuwe email. Let op: je hoeft geen volledig antwoord te formuleren binnen die tijd. Soms volstaat een korte email met een standaard antwoord: ‘Ik neem binnen de 3 werkdagen opnieuw contact op’ of  ‘Ik moet hier nog eventjes over nadenken’. Hou je dan ook aan je afspraak!
5. Antwoord niet. Je hoeft niet elke email te beantwoorden. Als je niet in de To staat maar in de CC, dan hoef je niet te antwoorden. Je wordt op de hoogte te houden, maar er wordt geen verdere actie van je verwacht.
6. Gebruik standaardteksten. Standaardteksten zijn handig als je vaak gelijkaardige emails moet beantwoorden. Gebruik bijvoorbeeld Evernote voor het bijhouden van de standaardantwoorden.
7.  Behandel elke email 1 keer. Verwerk een email zodra je deze opent. Het kan natuurlijk gebeuren dat er meerdere acties uitgevoerd moeten worden om de email als afgehandeld te kunnen beschouwen. Gebruik een andere applicatie zoals bijvoorbeeld een takenlijst om deze acties verder op te volgen.

Foto Micky Aldridge