Een lege todo lijst?

Je hebt een goede todo lijst gemaakt, zoals je gelezen hebt in het artikel 5 tips voor een betere todo lijst en meer rust in je hoofd. Maar hoe kun je nu je todo’s zo optimaal mogelijk wegwerken?

Als je je todo lijst wil afhandelen, dan klinkt het basisprincipe dat je moet volgen heel eenvoudig:

1. Kies een todo uit je todo lijst.
2. Voer de gekozen todo uit.
3. Ga terug naar stap 1.

Het komt dus eigenlijk neer op:

Doe het.

Maar, zo eenvoudig is het natuurlijk allemaal niet.  Waar hou je nu best rekening mee, zodat je zo optimaal mogelijk taken kunt afhandelen?

• Hou rekening met de context. Zit je in de wachtkamer van de dokter? Op je werk? Regent het? Zit je voor een pc?
• Hou rekening met de hoeveelheid tijd. Heb je 10 minuten tijd of heb je een volledige dag?
• Kies eerst iets wat je niet/minder graag doet. Dit bezorgt je een goed gevoel en geeft je voldoende kracht om aan de volgende todo te beginnen.
• Bedenk dat iets doen beter is dan niets doen. Kies desnoods een willekeurige taak. Zolang je maar iets doet.

Een aantal tips die je kunnen helpen om efficiënter taken af te handelen:

• In batch uitvoeren. Heb je meerdere telefoontjes te doen, doe ze dan na elkaar. Zo verlies je minder tijd met omschakelen tussen verschillende taken, wat ervoor zorgt dat je je taken sneller kunt uitvoeren.
• Zet alle notificaties uit. Geen emails, geen status updates van Facebook. Zorg dat je zo weinig mogelijk gestoord wordt bij de uitvoering van je taak.
• Niet over-organiseren. Verander niet om de haverklap van todo app. Probeer je structuur zo eenvoudig mogelijk te houden. Tijd om te organiseren is namelijk tijd dat je niet aan de uitvoering van een taak bezig bent.
• Wekelijkse review. In het artikel 5 tips voor een betere todo lijst en meer rust in je hoofd heb je het nut van wekelijks een door je takenlijst te gaan al kunnen lezen. Belangrijk hierbij is dat je er voor zorgt dat dezelfde taken geen weken na elkaar op je todo lijst blijven staan. Een simpele truc is om bij je wekelijkse review een streepje te zetten bij alle taken die nog op je takenlijst staan. Een taak mag nooit meer dan 3 streepjes krijgen.
• Pomodoro techniek.  Je werkt bij deze techniek steeds in blokken van 25 minuten. Na elke blok, neem je een korte pauze van 5 minuten. Na 4 blokken, neem je een langere pauze (tussen de 15 en 30 minuten).
• Werk slechts 5 minuten aan een taak. Deze techniek helpt als je een taak niet echt ziet zitten of moeite hebt om te starten met een taak. Neem jezelf voor om slechts 5 minuten aan een taak te werken. Beloof jezelf dat je daarna een lekkere kop koffie of thee mag drinken. Waarschijnlijk ga je langer doorgaan dan 5 minuten omdat je nu eenmaal begonnen bent. Beginnen met een taak is dikwijls het moeilijkste.
• Beloon jezelf. Doe dit zeker voor moeilijke taken of op het einde van een dag/week. Jezelf belonen zorgt namelijk voor een betere motivatie.

Foto Emily Carlin