Een lege inbox: haalbaar of droombeeld?
Om een beter overzicht te behouden op je e-mails en productiever te worden, is het aangewezen om geen honderden (ongelezen) e-mails in je inbox te hebben. Maar hoe zorg je er nu praktisch voor dat je inbox leeg (of toch zo leeg mogelijk) is?
Ik geef je een aantal praktische tips die ik gebruik.
Het is belangrijk om een onderscheid te maken in de soorten e-mails die je ontvangt. Typische e-mails die ik (en ook jij) ontvang zijn:
– reclame e-mails
– nieuwsbrieven
– facturen
– loonfiches
– te betalen rekeningen en facturen
– vragen om iets te doen
– familie foto’s of documenten
– belangrijk informatie die je moet bijhouden
Mapstructuur
Ik heb 3 extra mappen aangemaakt in mijn e-mailprogramma:
@Action
@Archief
@Waiting
De ‘@’ zorgt ervoor dat deze mappen steeds bovenaan en bij elkaar getoond worden. Handig als je nog andere mappen hebt.
Verwerken van e-mails
Hoe ga ik nu om met mijn inbox? Ik verwerk mijn inbox steeds van boven (recent) naar beneden (oud). Elke e-mail behandel ik slechts eenmaal.
- Reclame e-mail. Verwijder deze direct of blader er eens snel door om te kijken naar bepaalde promoties. Krijg je reclame e-mails van winkels waar je niets meer van wenst te ontvangen, schrijf je dan uit. Zo verspil je er in de toekomst geen tijd meer mee. In reclame e-mails staat onderaan steeds een ‘uitschrijven’ of ‘unsubscribe’ link waarmee je dit eenvoudig en snel kunt doen.
- Nieuwsbrieven. Denk eerst eens na of je alle nieuwsbrieven nog wel wenst te ontvangen. Je kunt altijd uitschrijven. Ik heb een paar nieuwsbrieven die ik op regelmatige basis ontvang. Als ik iets wil bewaren uit een nieuwsbrief (bvb. een link naar een leuk artikel dat ik later wil lezen), voeg ik dat toe aan Evernote. Ik gebruik hiervoor de Web Clipper.
- Facturen, loonfiches. Dus allerlei officiële documenten. Deze bewaar ik op mijn computer in een folder. Ik maak een folder Facturen aan, met daarbinnen een folder per jaar. Alle officiële documenten komen daar terecht. Ik bewaar de bijlage in die folder (indien de factuur als pdf meegestuurd is in de e-mail) en wis de e-mail. Meestal pas ik de naam van de bijlage nog wat aan vb. 20151201 Bol.pdf zodat alle documenten mooi chronologisch onder elkaar staan. Nu ik er aan denk, is de naam ‘Facturen’ voor mijn folder geen volledige naam. Misschien moet ik die eens wijzigen 🙂 Facturen die ik overal wil kunnen raadplegen, bewaar ik ook in Evernote.
- E-mails met een vraag. Hier moet ik een actie voor ondernemen en (meestal) een antwoord terug sturen. Afhankelijk van de hoeveelheid werk, voer ik de actie meteen uit (als het minder dan 2 minuten werk is), stuur een antwoord terug en wis de e-mail. Is het meer dan 2 minuten werk of kan ik het nu niet direct uitvoeren (voor sommige vragen moet ik misschien een digipass of eID-lezer gebruiker die ik niet bij me heb), plaats ik de e-mail in mijn @Action folder. Zo verdwijnt de e-mail uit mijn inbox. Wel is het aangewezen om een antwoord te sturen dat je de e-mail later zal behandelen.
- Foto’s. Af en toe ontvang ik familie foto’s of krantenknipsels die ik wil houden. De foto’s die ik wil bewaren, komen in een speciale map (zie art. hoe ik mijn foto’s organiseer). De krantenknipsels komen ofwel in een map ‘Familie’ ofwel een specifieke map indien het over een bepaald project gaat. De e-mail wis ik meteen.
- Rekeningen. Die plaats ik in mijn @Action folder. Ik kijk wanneer de rekening betaald moet zijn en plaats een paar dagen ervoor een herinnering in mijn agenda. Zo vergeet ik de rekening zeker niet te betalen.
- Belangrijke informatie. Belangrijke informatie waar ik geen actie moet voor ondernemen maar die ik wel moet bewaren, sla ik op in Evernote. Meer uitleg over mijn evernote organisatie vind je hier. Later maak ik nog wel eens een artikel over de precieze notebooks en tags die ik gebruik.
Workflow
Samengevat ziet mijn workflow er dus als volgt uit:
Meer tips voor het afhandelen van e-mails vind je hier:
Foto: David Bruce Jr.
Tsja die mail, heb je ze eindelijk beantwoord en denk je klaar te zijn, hebben ze jou ook allemaal weer beantwoord. Als je daar toch invloed op kon hebben…X
Ik heb altijd nadat ik mijn mail heb gelezen weer een lege inbox.
Ik heb verschillende mapjes voor mensen waar ik vaak mails van krijg en de rest beland of in ‘deleted’ of in ‘belangrijke mails’.
Ik vind het heerlijk om in één oogopslag te kunnen zien welke mails ik binnen heb.