Besteed minder tijd aan emails

We spenderen allemaal veel te veel tijd aan onze emails. En toch hebben de meesten een overvolle inbox. Hoe krijg je meer grip op je inbox en hoe kun je je emails efficiënter afhandelen in minder tijd?

 

Meten is weten

Hou eens een weekje bij hoeveel keer en eventueel hoelang jij bezig bent met emails te lezen en versturen. Je kunt dit op papier manueel bijhouden of eventueel ook in een excel bestand op je computer. Sta jij ook versteld van de resultaten?

Tips om te verbeteren

• Controleer je emails niet constant. Dus niet telkens er een nieuwe email toekomt. Doe dit enkel op vaste tijdstippen, niet meer dan 1 keer per uur. Als het kan, nog minder. Zorg wel dat je jezelf nog comfortabel voelt met het aantal keer dat je je email checkt.
• Zet de notificaties op je smartphone uit. Zo kom je niet in de verleiding om elke binnenkomende email direct te lezen!
• Behandel je inbox van boven naar beneden. Start met de recentste emails eerst te verwerken, zo worden oudere emails misschien irrelevant en spendeer je daar toch al geen tijd meer aan.
• Behandel elke email maar één keer. Zet dus onbehandelde emails niet terug als ongelezen, maar hou deze onverwerkte emails bij in een apart systeem. Je kunt hier bijvoorbeeld evernote voor gebruiken. Een andere mogelijkheid is een apart mapje in je mailbox. Als de email maar verdwijnt uit je inbox! Hetzelfde geldt voor behandelde emails die je wenst te bewaren.
• Hou het kort. Hoe langer je email wordt, hoe meer tijd je er in steekt om deze aan te maken en hoe meer tijd de ontvanger nodig heeft om je email te lezen en te beantwoorden. Korte emails zijn dus een win-win voor iedereen!
• Voeg automatisch een email handtekening (signature) toe. Je hoeft niet telkens je naam, adres, telefoonnummer,… in te tikken. Je kunt dit automatiseren door automatisch een signature te laten toevoegen aan elke uitgaande email.
• Gebruik sjablonen (templates). Als je vaak gelijkaardige emails moet versturen, kun je deze al voorbereiden en als template bewaren. Zo hoef je de volgende keer niet de volgende email opnieuw in te voeren, maar hoef je enkel de nodige aanvullingen/vervangingen te doen in je template tekst.